Как сделать гугл документ с общим доступом
Перейти к содержимому

Как сделать гугл документ с общим доступом

  • автор:

Общий доступ к Google Документам

Общий доступ к Google Документам

С помощью общего доступа можно вносить изменения в Google Документы, Google Таблицы и Google Презентации вместе с другими пользователями.

Для настройки общего доступа необходимо нажать кнопку “Настройка доступа”, расположенную в правом верхнем углу:

Настройка доступа

При нажатии на кнопку откроется окно:

Общий доступ

В данном окне вы можете указать электронную почту пользователя и выбрать режим доступа:

  • Редактирование – возможность вносить изменения в документ;
  • Комментирование – возможность комментировать документ и предлагать исправления;
  • Просмотр – возможность просматривать документ без внесения изменений.

В разделе “Включить доступ по ссылке” вы сможете создать ссылку, обладатели которой смогут использовать документ в одном из заданных режимов (см. выше).

В разделе “Расширенные” можно увидеть список всех пользователей, которым предоставлен доступ к документу, отредактировать этот список, а также указать, разрешено ли пользователям менять настройки доступа, скачивать, печатать и копировать файл.

Общий доступ для пользователей без Google-аккаунта

Важное изменение в настройках общего доступа к Google Документам, Таблицам, Презентациям и файлам на диске.

Раньше можно было предоставить индивидуальный доступ только пользователям с аккаунтом Google, а всем остальным приходилось предоставлять общую ссылку.

Теперь этот вопрос решен. Пользователи с аккаунтами других провайдеров (любых, в том числе yandex и mail), тоже могут получать индивидуальный доступ по собственной ссылке.

Как все устроено?

Вы предоставляете доступ пользователю, указав его электронную почту (как это делалось раньше).

Пользователю на почту приходит ссылка на доступ к документу. При переходе по ссылке ему предлагают авторизоваться, введя код, который в этот момент направляется ему на почту. Таким образом, попасть в документ просто имея в руках чужую ссылку уже не получится.

При совместном доступе такой пользователь будет отображаться не как «неопознанный опоссум», а как пользователь с тем адресом, для которого открыт доступ.

Добавление комментариев

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо выделить слово или фразу и перейти в меню “Вставка” – “Оставить комментарий”. Также кнопка добавления комментария появится у правого края листа в районе выделенного фрагмента:

В появившемся окошке необходимо ввести текст комментария и нажать кнопку “Комментировать”.

Все добавленные комментарии будут отображаться в правой части экрана. Текст, к которому прикреплен комментарий” будет подсвечен желтым.

В комментарии отображается пользователь, оставивший его, и время создания комментария.

При клике на окошко комментария появится возможность добавить ответ к нему.

Если необходимость в комментарии отпадет, можно нажать кнопку “Вопрос решен”, после чего комментарий будет скрыт.

Доступ ко всем комментариям (в т.ч. скрытым) осуществляется путем нажатия на кнопку “Показать дискуссию”, расположенную в правой верхней части экрана:

Упоминание пользователей

В Google Документах можно упомянуть любого пользователя. Просто поставьте знак @ и вы увидите список пользователей, выберите нужного.

В документ подставится имя пользователя, а при наведении на него мыши можно будет увидеть мини-карточку с данными этого пользователя.

В случае, если у упомянутых вами пользователей нет доступа к данному документу, вы увидите напоминание об этом в правой части документа.

Расписание ближайших групп:

Общие файлы Google Диск: Как завершить работу и ограничить доступ?

Часто бывает, что с одним и тем же файлом должны работать несколько людей одновременно. Для этого легко использовать бесплатные облачные хранилища файлов. В этой статье, я расскажу как обеспечить доступ нескольким пользователям к общим файлам, как управлять доступом, как грамотно настроить права всех пользователей в “Google Диск”.

Общие файлы Google Диск: Как завершить работу и ограничить доступ?

  • Введение
  • Простой способ завершить и отозвать доступ к общему документу «Google»
  • Заключение
  • Вопросы и ответы
  • Комментарии

Введение

Огромную роль в постоянно растущем объеме регулярно задействованных ресурсов сыграло распространение международной компьютерной сети Интернет, обладающей свободными и простыми способами подключения, в настоящее время, являющейся хранилищем огромного массива разнообразной информации и выступающей универсальным инструментом ее удаленной передачи, для последующего обмена, популяризации или дистанционного взаимодействия.

Довольно часто пользователи используют для исполнения указанных действий, связанных с облачным хранением и комплексным интерактивным управлением, возможности облачного хранилища данных Google Drive от одноименной корпорации «Google». Данное приложение удаленного хранения информационных материалов разнообразной направленности позволяет не просто хранить пользовательские цифровые ресурсы, но и обрабатывать, редактировать, предоставлять дистанционный доступ другим пользователям или ограничивать его при соответствующей необходимости.

Перейти к просмотру

�� Топ бесплатных облачных сервисов для фотографий. Альтернативы Google Фото

Одним из возможных направлений использования возможностей «Google Drive», помимо неоспоримого преимущества прямого непосредственного доступа к своим данным из любого компьютерного устройства, используя единую учетную запись «Google», является совместная работа над файлами – одна из лучших функций во встроенных «Документах», «Таблицах», «Формах» и «Презентациях Google». Однако при совместном заполнении документа может потребоваться ограничить права других пользователей, прежде чем окончательно завершить и закрыть его.

Когда пользователи завершают работу над документом, это означает, что было выполнено последнее редактирование, внесены окончательные изменения формы и содержания, и больше к документу уже добавить нечего. Поэтому, когда пользователи сотрудничают с другими авторами документа, создатель может помешать остальным вносить какие-либо дополнительные изменения в конечный продукт. К счастью, легко ограничить или вообще прекратить совместное использование документа в любое время.

Простой способ завершить и отозвать доступ к общему документу «Google»

Откройте свой предпочитаемый веб-браузер из доступного множества продуктов различных сторонних разработчиков (например, «Google Chrome», «Opera», «Mozilla Firefox», «Microsoft Edge», «Microsoft Internet Explorer» или любой другой исходя из персональных личных приоритетов) и выполните переход на официальную веб-страницу приложения «Google Диск». Отыщите в центральной главной панели открывшейся страницы строку требуемого файла, который планируется окончательно завершить, и щелкните по нему правой кнопкой мыши. Во всплывающем контекстном меню, отображенном по результатам исполненной пользователем операции, выберите, из вложенных доступных вариантов возможных действий, раздел «Открыть доступ», чтобы непосредственно перейти к настройкам общего доступа для данного документа.

Настройка Google Диск Открыть доступ

Если присутствуют сомнения и нет полной уверенности, является ли выбранный файл общим или нет, то ищите соответствующий значок, который выглядит как силуэт двух человек, расположенный в строке файла после его названия.

Настройка Google Диск добавить пользователей

Выбор раздела «Открыть доступ» активирует отображение всплывающего окна «Совместный доступ». Если обмен ссылками включен, подтверждением чему будет служить яркий активный значок схематического изображения связанной ссылки зеленого цвета в строке «Копировать ссылку общего доступа» в правом верхнем углу всплывающего окна «Совместный доступ» и текстовое уведомление «Доступ по ссылке включен», и собственник документа пожелает оставить его включенным, позволяя другим пользователям просматривать файл, то щелкните раскрывающееся меню управления и во всплывающей панели выберите раздел «Просматривать могут все, у кого есть ссылка».

Настройка Google Диск, доступ к файлу по ссылке

При желании отключить обмен ссылками, если таковой для данного документа включен, то щелкните раскрывающееся меню управления и во вложенной отображенной панели возможных действий выберите раздел «ВЫКЛ. – доступ только по приглашению».

Настройка Google Диск – доступ только по приглашению

Далее нажмите на кнопку «Расширенные», расположенную в нижнем правом углу окна «Совместный доступ» для перехода к дополнительным настройкам.

Настройка Google Диск Совместный доступ

В новом открывшемся окне «Настройки доступа» перейдите в раздел «Уровни доступа» и отыщите строку сотрудника, обладающего правом совместного взаимодействия. Теперь щелкните левой кнопкой мыши кнопку раскрывающегося меню, в зависимости от наличия, доступных для данного конкретного пользователя, разрешений, представленную в виде схематического изображения «карандаша», «глаза» или «страницы заметки», и выберите из предлагаемых предустановленных вариантов действий раздел «Просмотр», чтобы изменить его заданные привилегии и разрешить только операцию ознакомления.

Настройка Google Диск Расширенные Настройки доступа

Если пользователь является владельцем данного файла, то он может ограничить доступ к файлу еще двумя дополнительными настройками, представленными отдельными строками внизу окна «Настройки доступа» в разделе «Настройки владельца». Выбор первого варианта, заключающийся в установке индикатора выбора («галочки») в соответствующей ячейке строки «Запретить редакторам добавлять пользователей и изменять настройки доступа», не позволяет другим редакторам – если они еще существуют – корректировать настройки уровня общего взаимодействия или дополнительно привлекать к работе с документом новых людей.

Второй вариант, после отметки индикатором выбора («галочкой») связанной ячейки строки «Запретить комментаторам и читателям скачивать, печатать и копировать файлы», полностью отключает возможные действия, связанные с загрузкой или получением содержимого документа посредством использования принтера или операции переноса в другой документ, строго делая файл доступным только для чтения для людей, которые могут просматривать его или комментировать.

Настройка Google Диск Уровни доступа

Нажмите на кнопку «Сохранить изменения» для принятия установленных ограничений.

Настройка Google Диск Сохранение

После сохранения внесенных изменений нажмите на кнопку «Готово», чтобы закрыть окно управления настройками общего доступа для конкретного выбранного документа.

Настройка Google Диск Готово

Наконец, чтобы все пользователи знали, что данный файл достиг своей финальной стадии процесса создания и последующего редактирования, а также уже более не нуждается в дальнейших обновлениях и доработках, владелец должен поставить сигнальное слово «ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ» в названии документа. Такая отметка способна сообщить всем пользователям, которые обращаются к файлу после того, как собственником были ограничены все разрешения, что данный документ больше не требует внесения никаких дополнительных изменений.

Щелкните правой кнопкой мыши по строке с названием файла и, во всплывающем контекстном меню, выберите, из доступных вариантов возможных действий, раздел «Переименовать».

Настройка Google Диск Переименовать общий файл

Добавьте во всплывающем одноименном окне в соответствующем текстовом поле к отображенному названию файла предупреждающее контрольное слово «ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ», и нажмите на кнопку «ОК» для подтверждения и сохранения нового имени документа.

Настройка Google Диск Переименовать общий файл

На этом все действия закончены. Исполнив данные операциями, собственник успешно завершит работу с файлом «Google» и ограничит число сторонних пользователей, кто может редактировать или просматривать документ.

Заключение

Постоянно и неуклонно возрастающий объем информации, задействованной пользователями для исполнения своих ежедневных задач, требует не только наличия современных образцов компьютерных устройств, способных в полной мере на высочайшей скорости обрабатывать любые массивы данных, но и нуждается в наличии продвинутых способов удаленной передачи и методов дистанционного взаимодействия нескольких пользователей совместно с одними и теми же цифровыми материалами.

Перейти к просмотру

⚡Как ускорить Google Chrome, Яндекс.Браузер ��, что делать если браузер тормозит ��‍♂️

Высокая популярность и всеобщее распространение международной компьютерной сети «Интернет» совокупно способствовали развитию облачных сервисов, одним из которых является наиболее востребованное приложение Google Диск. Возможности удаленного хранилища не ограничиваются только услугами по дистанционному хранению различных видов пользовательский данных, а дополнительно включают также совместную работу над файлами.

Используя полученные в данном руководстве знания, пользователи – собственники документов могут не только коллективно с другими пользователями взаимодействовать с конкретными файлами, но и окончательно завершить совместную работу с ними, ограничив доступ остальных участников к документам и установив их финальную итоговую версию, не нуждающуюся более в дополнительных изменениях и дополнениях.

Andrey Mareev

Автор: Andrey Mareev, Технический писатель

В далеком 2005 году, я получил диплом по специальности «Прикладная математика» в Восточноукраинском национальном университете. А уже в 2006 году, я создал свой первый проект по восстановлению данных. С 2012 года, начал работать в компании «Hetman Software», отвечая за раскрутку сайта, продвижение программного обеспечения компании, и как специалист по работе с клиентами.

Michael Miroshnichenko

Редактор: Michael Miroshnichenko, Технический писатель

Мирошниченко Михаил – одни из ведущих программистов в Hetman Software. Опираясь на пятнадцатилетний опыт разработки программного обеспечения он делится своими знаниями с читателями нашего блога. По мимо программирования Михаил является экспертом в области восстановления данных, файловых систем, устройств хранения данных, RAID массивов.

  • Обновлено:
  • 18.09.2023 15:08

Как совместно работать в Google Документах

Google Документы — это бесплатный сервис. Визуально и функционально он схож со многими текстовыми редакторами. Один его из плюсов — просматривать, комментировать и редактировать файл в Google могут до 100 человек одновременно.

МОЖНО СДЕЛАТЬ
ИСПОЛЬЗУЕТСЯ В:

Согласовать комментарий/рекламный текст, командой накидать идеи, создать виртуальную доску для совместной работы с учениками или использовать файл как тетрадь для выполнения домашнего задания — все это удобно делать в Google Документах. Достаточно создать документ на диске, настроить в нем доступ и отправить ссылку нужным людям.

Настройки доступа в сервисе позволяют предоставить пользователям определенные права:

  • читатель — может открывать файл, но не вправе редактировать его или делиться им с кем-то ещё.
  • комментатор — может оставлять комментарии и предлагать изменения, но не вправе редактировать файл или делиться им с кем-то ещё.
  • редактор — может редактировать файл, принимать и отклонять предложенные правки, а также изменять настройки доступа.

Как открыть доступ конкретным пользователям

Настраивайте доступ конкретным пользователям в Google Документах в том случае, если хотите, чтобы в файле работала только команда, и к нему не мог подключиться, кто угодно. Обязательно: у адресата должен быть аккаунт и почта в Google.

В правом верхнем углу нажмите синюю кнопку «Настройки доступа». В верхней строке (предоставьте доступ пользователям и группам) введите e-mail адресата. Добавьте его, выберите права доступа: читатель, комментатор или редактор.

Параметры доступа можно расширить — нажмите на «шестиренку» (в правом верхнем углу всплывающего окна). При необходимости отметьте галочкой:

  • пользователи с правом на редактирование смогут изменять разрешения и параметры доступа;
  • разрешить читателям и комментаторам документа скачивать, распечатывать и копировать его.

Как открыть доступ по ссылке

Открывая доступ по ссылке, вы выкладываете документ в свободный доступ. Работать с файлом смогут даже те, у кого нет аккаунта в Google.

Кликните в правом верхнем углу экрана на синюю кнопку «Настройки доступа». В нижней части всплывающего окна (скопировать ссылку) нажмите «Изменить». Выберите, какими правами готовы поделиться.

Доступ ограничен — открыть файл по ссылке могут только добавленные пользователи.

Доступны пользователям, у которых есть ссылка. Здесь также устанавливаются права для просмотра, для комментирования и для редактирования.

Нажмите копировать ссылку и отправьте ее или опубликуйте в социальных сетях.

Удалить документ можете только вы. Даже если кто-то сотрет все содержимое — вы сможете восстановить текст через историю изменений.

Как открыть общий доступ

Чтобы текстовый файл, размещенный на вашем Google Диске, индексировался поисковыми системами, и вы могли его встроить на сайт, документ нужно опубликовать в интернете. Нажмите «Файл» — «Опубликовать в Интернете» — «Опубликовать». Перейдя на вкладку «встроить» получите код.

Чуть подробнее про права комментатора

Комментаторы не могут править текст самостоятельно, но могут давать советы. Их заметки появятся на поле справа. Для этого надо выделить текст и нажать на значок цитаты (в верхнем меню, он также появится на границе документа справа).

Здесь можно написать замечание или переписать некрасивое предложение. Чтобы убрать комментарий — щелкните по кнопке «Вопрос решен». Заметка отправится в архив. Если нужно удалить комментарий бесследно, нажмите на кнопку в виде трех точек и выберите пункт «Удалить».

Чтобы посмотреть архив, кликните по кнопке «Комментарии» в правом верхнем углу.

Пользователи с уровнем доступа «Комментатор» могут дописывать/переписывать/удалять фрагменты текста. Но правка не вносится автоматически, это происходит после того, как ее одобрит владелец файла.

На полях появятся комментарии с предложением одобрить или забраковать правки. Если владелец даст добро — изменения сразу вступят в силу.

Как создать google таблицу с общим доступом?

Как создать гугл таблицу с общим доступом?

Чтобы создать новую google таблицу с общим доступом, нужно:

  • Зайти или создать аккаунт в gmail (так и вбиваем в поиск если у Вас нет аккаунта в гугл);
  • В правом верхнем углу щелкнуть левой кнопкой компьютерной мыши по пиктограмме с 9 точками;
  • В появившемся модальном окне с сервисами от гугл найти google диск;
  • Щелкнув по иконке гугл диска левой кнопкой мыши перейти в «мой диск»;
  • Слева, сверху щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопку «Создать»;
  • В появившемся модальном окне выбрать «Google таблицы» и щелкнуть по надписи — создастся новый файл таблицы.

Google таблицы. Начало работы, ввод данных, оформление.

Как дать доступ к гугл таблице другому пользователю?

Чтобы к Вашей Google таблице могли подключаться другие пользователи — надо предоставить им доступ:

  • У пользователя должен быть гугл аккаунт;
  • В правом верхнем углу гугл таблицы кликаем мышью на «Настройка доступа»;
  • В появившемся модальном окне выбираем нужные настройки доступа.

Настройка доступа в гугл таблице

Расшариваем доступ к гугл таблице через настройки файла?

Еще одним способом быстро поделиться ссылкой на свою google таблицу с другими пользователями — является ссылка через Файл:

  • В меню кликаем на раздел «Файл».
  • Во всплывающем меню находим раздел «Поделиться».
  • Наводим на него курсор мыши и кликаем на «Открыть доступ».

Открываем доступ к своей google таблице через меню-Файл.

Общий доступ к гугл таблице по ссылке

Для настройки доступа всем пользователям можно разрешить переход по сформировавшейся ссылке, для этого:

  • В модальном окне кликаем по надписи «разрешить доступ всем, у кого есть ссылка» (она находится в самом низу);
  • Выбираем уровень доступа: от читателя (может только просматривать документ) до редактора (с полными правами администратора);
  • Жмем на кнопку «Готово» и делимся ссылкой.

Настройка роли пользователя в опциях общего доступа к гугл таблице

Выбор опции общего доступа к гугл таблице по ссылке

Общий доступ к гугл таблице определенным пользователям

Чтобы работать в одной гугл таблице группой, можно предоставить доступ к документу конкретным юзерам:

  • У пользователей должны быть аккаунты в гугл;
  • В правом верхнем углу щелкаем мышью по «Настройка доступа»;
  • В появившемся модальном окне щелкаем по форме мышью и вносим туда mail пользователя;
  • Кликаем по кнопке «Готово».

Настройка доступа к гугл документу определенным пользователям

Настройка доступа к гугл документу определенным пользователям

На почту пользователя придет оповещение с ссылкой на документ, в котором будет вестись совместная работа, либо просмотр (зависит от настроек по ролям).

Чтобы удалить пользователей, либо переделать варианты доступа, достаточно пройти аналогичную процедуру из нужных вариантов и: либо удалить какого-то пользователя; либо проставить функцию ограниченного доступа к документу (в случае, если был настроен доступ по ссылке).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *